Arkiv – definition, typer, bevarande och arkivvetenskap

Arkiv – lär dig definition, typer, bevarande och arkivvetenskap. Praktisk guide om hantering, lagring och arkivariens roll för att bevara unik historisk information.

Ett arkiv är en samling av dokument och handlingar. Begreppet används också om den plats där dessa handlingar förvaras. Arkiv består av handlingar som har skapats under en individs eller organisations livstid och som i allmänhet valts ut för permanent eller långsiktigt bevarande. Uppgifter, som kan finnas i alla medier, är normalt opublicerade, till skillnad från böcker och andra publikationer. Arkiv kan också genereras av stora organisationer, t.ex. företag och regeringar. Arkiv skiljer sig från bibliotek genom att de ofta innehåller unika eller kontextbundna handlingar – information som uppstått som en "biprodukt" av någon verksamhet, medan bibliotek i första hand samlar "produkter" som är tänkta att spridas och läsas separat. Ordet "arkiv" används både inom traditionell arkivverksamhet och i bredare tekniska sammanhang (t.ex. datalagring), men i arkivvetenskapen avses oftast fysiska eller digitala samlingar av dokument som vårdas för framtiden.

Typer av arkiv

• Offentliga arkiv: statliga, regionala och kommunala arkiv som bevarar myndigheters handlingar.
• Företags- och organisationsarkiv: arkiv från företag, föreningar och andra organisationer med affärs- och verksamhetshistorik.
• Personarkiv: samlingar efter enskilda personer, exempelvis forskare, konstnärer eller politiker.
• Kultur- och forskningsarkiv: arkiv knutna till museer, bibliotek, universitet och specialsamlingar.
• Digitala arkiv: födda-digitala handlingar eller digitala kopior av fysiskt material (se avsnittet om digitalt bevarande).
• Specialarkiv: film-, ljud-, foto- eller kartarkiv med särskilda vårdbehov.

Väsentliga principer och särdrag

Arkivarbete bygger ofta på två grundprinciper:

• Proveniensprincipen: handlingar bevaras tillsammans med de andra dokument som skapats av samma person eller organisation för att bevara kontexten.
• Originalordning: den ordning handlingarna hade i den myndighet eller verksamhet som skapade dem bör i möjligaste mån bevaras för att tydliggöra samband och användning.

Dessa principer hjälper till att bevara källans trovärdighet och göra materialet meningsfullt för forskning och juridiska ändamål.

Bevarande och vård

Bevarandearbete syftar till att skydda materialets fysiska och intellektuella integritet över tid. Viktiga åtgärder inkluderar:

• klimatkontroll (temperatur och luftfuktighet),
• lagring i arkivbeständiga material (syrafri förvaring, lådor och mappar),
• konservering av skadade handlingar (reparation, avsyrning av papper),
• digitalisering av ömtåligt eller ofta efterfrågat material för att minska slitage på originalen,
• långsiktig digital bevarandeplanering (checksumkontroll, formatmigrering, metadata och säker förvaring).

Urval och gallring styrs ofta av nationella eller institutionella regler och görs för att skilja mellan material som ska bevaras långsiktigt och material som kan kasseras efter viss tid.

Ordning, beskrivning och åtkomst

För att göra arkivet användbart ordnas och beskrivs materialet med hjälp av kataloger, register och arkivbeskrivningar (fyndförteckningar, register, databaser). Standarder som ISAD(G) och EAD används internationellt för arkivbeskrivning och för att göra material sökbart och begripligt.

Åtkomst till arkivhandlingar kan påverkas av sekretess, personuppgifter och upphovsrätt. I Sverige påverkas offentliga arkiv av offentlighetsprincipen, men delar kan ändå omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Arkivarier kan ge vägledning om vad som är tillgängligt och hur man beställer material.

Arkivvetenskap och rollen som arkivarie

Studier och praxis för att organisera, bevara och ge tillgång till information och material i arkiv kallas arkivvetenskap. En person som arbetar med arkiv kallas arkivarie. Arkivarien har ofta arbetsuppgifter som att:

• ta emot och ordna inkommande material,
• göra urval och bedöma bevarandevärde,
• konservatoriskt omhändertagande och övervakning av förvaringsmiljön,
• beskriva material och skapa sökbara register och databaser,
• hjälpa och vägleda forskare och allmänheten i användningen av arkivet,
• arbeta med digitalt bevarande och systemadministration av arkivplattformar.

Digitala arkiv och födda-digitalt material

Allt fler handlingar skapas endast i digital form. Digitala arkiv ställer särskilda krav på:

• tekniska system för långtidslagring (arkivlager eller digitala repositories),
• metoder för att säkra integritet och autenticitet (checksummor, loggar),
• hantering av filformat och plan för migrering när format blir föråldrade,
• långsiktigt metadata för att bevara kontext och sökbarhet.

Att använda arkiv – praktiska tips

• Sök först i arkivets katalog eller webbregister för att hitta relevanta volymer eller poster.
• Kontakta arkivet i förväg om du behöver särskilt material eller om materialet är känsligt.
• Följ arkivets regler i läsesalar—många arkiv tillåter inte mat eller väskor och kräver handskar eller särskilda arbetsytor för sköra handlingar.
• Be om kopior eller digitala bilder om original är skadade eller om du behöver arbeta på distans.
• Referera korrekt till arkivkällor i forskning genom att ange arkivets namn, arkivbildare, volym- och signaturuppgifter samt datum.

Sammanfattningsvis är arkiv centrala för att bevara samhällelig och privat minnesdata — de dokumenterar verksamhet, skapar transparens och utgör viktiga källor för forskning, rättsliga och kulturella ändamål. Arkivvetenskapen och arkivarierna arbetar för att säkerställa att dessa källor förblir tillgängliga och brukbara för framtida generationer.

Frågor och svar

F: Vad är ett arkiv?

F: Vad är skillnaden mellan ett arkiv och ett bibliotek?

F: Vad är en arkivists uppgift?

F: Vilka är källorna till arkiv?

F: Vilken är den korrekta terminologin för en samling av handlingar?

F: Vad är arkivvetenskap?

F: Är arkivhandlingar alltid publicerade?

Sök med bokstav