Dokument – definition, komponenter, historia och användning

• Prototypiska dokument: Brev, memo, juridiska formulär, instruktionsmanual.
• Dokument som är registrerade: Tidningar och tidskrifter
• Böcker: Textböcker, romaner, receptböcker, uppslagsverk, serietidningar.
• Kanoniska dokument: Bibeln, Iliaden och Odysséen, Veda, Ramayana, Mahabharata, Koranen, Hammurabis kod, Tao Te Ching.
• Transaktionsdokument: Check, kontrakt, recept, kvitto, blankett (dokument), poststämpel.
• Funktionella dokument: PDF-filer, PostScript-filer, XML-filer, e-post
• Icke-prototypiska dokument: Post-it-lappar, lyckokaksremsor, kartor, målningar, mjölkkartonger, flingor.
• Icke-klassiska digitala dokument: Webbsida, weblog, wiki
• Exempel på gränsdragningar: Ett extremt exempel på ett dokument som är avsett att kommunicera med utomjordingar är skylten på rymdskeppet Pioneer 11, som utformats av astronomen Carl Sagan och som använder information som antas vara universell. Å andra sidan skulle de inspelade och utskrivna signalerna från SETI-projektet utgöra dokument om man upptäckte att de innehöll utomjordisk kommunikation.

Vad de flesta människor förstår när de talar om ett dokument kan man se av de konnotationer och benämningar som dyker upp när man söker efter ett dokument. Av dessa användningsområden kan man dra följande typiska konnotationer:

• Skrivelser som ger information (särskilt information av officiell karaktär).
• Allt som genom symboliska tecken representerar en persons tänkande.
• Ett skriftligt intyg om äganderätt eller skyldighet
• Att registrera i detalj; "Föräldrarna dokumenterade varje steg i sitt barns utveckling".
• En digital fil i ett visst format.
• Att stödja eller tillhandahålla referenser; "Kan du dokumentera dina påståenden?"
• Autentisering
• En artefakt som uppfyller ett juridiskt begrepp som dokument för att användas vid upptäckt i en rättstvist.

Tekniken för att hantera dokument har utvecklats i takt med dokumenten själva. Särskilt viktigt är praxis för bevarande, arkivering, förstöring och hantering av dokument. Tillsammans kallas detta för "dokumentens livscykel".

• Fysiskt bevarande: Dokument i både traditionella fysiska former och i digitala fysiska former, t.ex. magnetiska medier, måste bevaras fysiskt. Denna aspekt av dokumenthanteringen handlar om frågor som åldrande av papper (innovationen med syrafritt papper är ett framsteg när det gäller bevarande) och föråldring av magnetiska medier.

• Förvaring: Denna aspekt omfattar hantering av knappa resurser, t.ex. hyllutrymme och diskutrymme, och tillhörande teknik, t.ex. optimalt utnyttjande av utrymme. Moderna bibliotek som University of Nevada och University of Michigan använder ofta komplexa tekniker för att spara utrymme, t.ex. robotar för att hämta staplar och flytta bokhyllor. I den digitala världen kan hela disciplinen komprimeringsteknik ses som en disciplin som handlar om lagring av dokument.

• Kulturellt bevarande: Denna funktion, som traditionellt tillskrivs bibliotekarier, innebär att välja ut, ordna och förvara dokument på säkra platser. Betydelsen av denna del av förvaltningen av dokumentens livscykel kan ses i effekterna av historiska händelser som t.ex. brännandet av biblioteket i Alexandria. I dag har biblioteks- och informationsvetenskap utvecklats till en viktig akademisk disciplin.

• Bibliometri: Denna aspekt av dokumenthantering omfattar funktioner för indexering, generering av statistik och taxonomier samt förbättring av användbarheten av stora dokumentsamlingar. Den moderna historien om denna förvaltningsteknik går tillbaka till Melvil Dewey och Dewey Decimal System. I dag handlar bibliometri till stor del om att hantera effekterna av elektronisk teknik. Denna aspekt måste också hantera ISBN-nummer, Library of Congress-data och andra standarder.

• Hantering av digitalt innehåll: Den explosionsartade ökningen av digitalt innehåll har resulterat i teknik för att hantera stora samlingar av digital information som genereras av organisationer. Sådana system måste hantera åtkomstkontroll och privilegier, flera elektroniska format, gränssnitt mot utskriftsinfrastrukturer och möjliggöra samarbetsflöden kring dokumenten.

• Hantering av digital-fysisk interaktion: Så länge som både pappersdokument och digitala dokument har ett värde kommer den moderna tekniken för att hantera deras interaktion att fortsätta. Nyckeln till denna hantering är hanteringen av storskalig och systematisk skanning av fysiska dokument (t.ex. Googles projekt för skanning av böcker).

• Förstörelse: Med de ökade kostnaderna för identitetsstölder, företagsskandaler och integritetsfrågor har det blivit allt viktigare att hantera förstöringen av både pappers- och elektroniska dokument. Teknik som dokumentförstörare spelar en roll, liksom verifierbara processer för förstöring av elektroniska dokument för att säkerställa att lagar om skydd av privatlivet följs.

• Säkerhet: Shannons informationsteori har lett till en hel disciplin som handlar om dokumentens säkerhet, och tillhörande teknik som kryptering, samt mer fysiska säkerhetsdetaljer som vattenstämplar och att göra valutasedlar säkra mot förfalskning.

• Transport: Hela postsystemet, liksom moderna kurirsystem, bygger till stor del på behovet av att flytta dokument fysiskt från en plats till en annan.

• Bok
• Illuminerat manuskript
• Tätning (anordning)
• Skrivmaskin